En ediciones pasadas hemos mencionado que una empresa es una entidad económica que produce bienes o servicios por lo que es capaz de contraer obligaciones, contar con activos entre muchas características más, es decir, estamos hablando de un agente económico con autonomía en materia de obligaciones bien sea por cuenta propia o por conducto de terceros, si consideramos que una empresa puede estar constituida por un grupo de empresas distintas, encontrarse en una ubicación especifica o en una diversidad de puntos e, incluso, estar conformada por uno o más establecimientos que comparten una misma razón social y operan bajo una sola entidad propietaria o controladora que se conjuntan para desarrollar su actividad principal por lo que las características propias de cada empresa son innumerables.
Con independencia de lo anterior, las empresas deben enfocar su atención a la legislación a la que estarán sujetas conforme a su régimen jurídico, actividad económica, ubicación geográfica, entre otros, pues no pueden existir vacíos legales ya que ello implicaría situaciones de riesgo por incumplimiento a la normatividad, de tal manera que cobra relevancia establecer un programa de auditoría legal que, si bien resulta un término que puede atemorizar, se trata simple y llanamente de brindar seguridad a las empresas para poder identificar las deficiencias legales que puedan surgir durante el cumplimiento de sus obligaciones, las cuales deben estar alineadas dentro del ordenamiento jurídico pues la falta de esta actividad evita que las empresas identifiquen problemas legales potencialmente serios pero que desafortunadamente suceden pues se tiene la arraigada costumbre que a los abogados solo se les debe llamar cuando los problemas no pueden ser resueltos, situación más que errónea pues el ejercicio de la abogacía preventiva es un componente esencial para el desarrollo de toda empresa.
En esa tesitura, debemos puntualizar que una auditoria legal es la herramienta preventiva que permite a la empresa diagnosticar y evaluar posibles problemas (riesgos) legales, a través del análisis del cumplimiento de las obligaciones que le imponen las leyes, reglamentos, decretos, contratos, entre otros, con el objetivo de evaluarlos y establecer un dictamen legal pues comprende diversos rubros en las áreas en que se debe realizar ésta como son: el área corporativa; inmobiliaria; laboral; seguridad social, litigios, créditos, seguros, fianzas y garantías, permisos, licencias, autorizaciones y un innumerable catalogo; sin embargo, y por circunstancias que se ignoran, la auditoria legal se ha interpretado erróneamente como una obligación constreñida al ámbito financiero y contable pues, si bien el numeral 172 de la Ley General de Sociedades Mercantiles establece que es obligación de toda sociedad, bajo la responsabilidad de sus administradores, el presentar anualmente a la asamblea de accionistas, un informe que incluya por lo menos, un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes; informes financiero/contables en los que se declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables, estados financieros al cierre del ejercicio, cambios en las partidas que integran el patrimonio social, entre otros, esto no significa que deba omitirse un importantísimo aspecto, como lo es el estado legal que guarda la empresa en todas sus áreas pues ello significa contar con información precisa, técnica y concisa para la toma de decisiones efectiva que tenga como resultado evitar o minimizar los riesgos legales.
Este proceso, sin duda, debe estar debidamente estructurado desde su fase de preparación, en la que el experto de cada área examina de manera exhaustiva toda la documentación que será sometida a revisión así como las practicas habituales; una vez analizado, se recolectan todos los datos de las áreas seleccionadas en la fase de preparación, con el fin de estudiarse a detalle para finalmente realizar el informe, el cual estará desarrollado bajo ciertos parámetros que el especialista maneja. Posterior a ello, se da continuidad y seguimiento aplicándolo a través de los departamentos involucrados.
Así, pues, es menester que cada empresario, sin importar el número de empleados que tenga, el volumen de operaciones, los montos por transacciones o si es nacional o extranjero, se enfoque en el cumplimiento normativo de cada área de su empresa pues, indudablemente el beneficio que se obtendrá por la prevención de riesgos, será mucho mayor y, sobre todo, más económico que enfrentar multas cuantiosas o procedimientos litigiosos que harán mella en el patrimonio empresarial, pero igualmente importante es hacerlo mediante el soporte, experiencia y profesionalismo de los especialistas en esta materia legal para que exista una protección patrimonial garantizada.