Uno de los puntos clave dentro del desarrollo de las actividades de una empresa es, sin duda, el buen manejo de sus finanzas, sin embargo, esto no se refiere exclusivamente a realizar un gasto eficiente de los recursos disponibles, sino que, incluye sobremanera, la adecuada gestión de sus pasivos, toda vez que ello se erige como una herramienta muy valiosa que resulta vital para lograr una adecuada salud financiera, maximizando el valor de la empresa.
Un factor que ha ido suscitando por la situación sanitaria ya conocida por todos ha sido la necesidad de vender nuestros productos o servicios con el fin de obtener recursos, muchas veces dando créditos sin el soporte necesario y aunado a lo anterior, si agregamos la falta de capacitación en la materia, la deficiente gestión de cobro, entre otros factores, genera que se tomen decisiones inadecuadas, lo cual va generando una situación financiera complicada que impide a muchas empresas contar con la suficiente liquidez para poder cumplir con sus obligaciones contractuales, fiscales, laborales y cualquier otra obligación que hayan adquirido, lo cual reduce drásticamente sus posibilidades de crecimiento, pues no se logra la rentabilidad necesaria ni el uso eficiente de los recursos financieros de la empresa.
Lo anterior da como resultado las denominadas cuentas por cobrar que incluyen condiciones de financiamiento en las que se acuerda que el pago se realizará dentro de un número de días determinado, éstas condiciones pueden variar según el tipo de empresa o las condiciones pactadas, sin embargo, todos los factores mencionados generan muchas veces el retraso en la recuperación de dichas cuentas por cobrar.
¿CÓMO IMPACTAN LAS CUENTAS POR COBRAR EN LAS FINANZAS DE LA EMPRESA?
Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa activos exigibles, derechos con los que cuenta para obtener beneficios por productos o servicios entregados y una adecuada gestión de las misma será crucial para mantener un flujo de efectivo sano para las operaciones de la empresa, lo cual debe considerarse no solo al momento del cobro sino desde el momento de la venta y facturacion. La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de manera importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente proceso controlado de este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la empresa menos entradas de efectivo y con esto menor liquidez para cumplir con sus compromisos financieros, lo cual incrementa el riesgo de colapso financiero, lo más preocupante es que se continua en con la idea de que la cobranza o la cartera vencida es algo natural en cualquier empresa cuando en realidad, la función del área de cobranza es mantener la cartera vigente.
Como apoyo para la gestión de las cuentas por cobrar, la empresa debe contar con una política de crédito alineada a la capacidad productiva o nivel de prestación de servicios, los costos y el margen de utilidad, esta política puede ser flexible y variable en el tiempo según las necesidades de la empresa y del ambiente externo, pero, esto genera una interrogante la cual intentaremos explicar de la manera más clara posible
¿CÓMO LOGRAR QUE MIS CLIENTES PAGUEN EN TIEMPO?
La cobranza es parte fundamental de la operación de la empresa, con ella se garantiza el flujo de efectivo, sin embargo, no es una tarea fácil, pues requiere estrategia, mucho seguimiento y recursos humanos, tecnológicos y económicos con el fin de evitar demoras en la recuperación financiera, esto debe realizarse por personas especializadas en dicha materia pues, aun cuando generalmente se asocia con una función de contabilidad, es un proceso operativo especializado que requiere estrategia, información precisa, métodos adecuados y apegados a la ley, tiempos programados, procedimientos especializados, herramientas tecnológicas de apoyo, personal capacitado en el área, entre muchos otros de tal suerte que permita obtener resultados positivos para la empresa.
Lograr un proceso de cobranza efectivo y sano en la empresa es una tarea ardua que requiere de atención y de acciones preventivas, siempre será más sencillo cobrar una cuenta vigente que una vencida, así que, para lograr una gestión estas son algunas recomendaciones que puedes considerar dentro de tu empresa:
- Cobranza preventiva: Consiste en comunicar al cliente con días de anticipación que cuenta con una factura próxima a vencerse para que pueda programar el pago de la misma y evitar tener una cuenta vencida.
- Descuentos por pronto pago: Es un incentivo que se concede por un vendedor a un comprador por pagos realizados con anterioridad al vencimiento programado de las deudas contraídas.
- Sistema de recompensas: Bien sea que otorgues puntos por cumplimiento en las fechas de pago, premios de cumplimiento o cualquier otra, este sistema, aunque resulta eficiente, implica un gasto adicional que ciertamente disminuye tu utilidad y genera el riesgo de perder la fidelidad de los clientes pues estarán “acostumbrados” a tener algo a cambio para cumplir con sus obligaciones.
Sin embargo, todo lo anterior aun cuando puede resultar atractivo para los clientes, puede no ser suficiente, lo cual implicaría acudir a la vía judicial o extrajudicial para lograr el pago, lo cual significa dedicar tiempo valioso a la cobranza, tiempo administrativo que le dedica tu departamento de cobro, el tipo de cliente al que le vas a cobrar y cuánto más tiempo destines a esta tares, menor será el tiempo que enfocaras para que tu empresa pueda producir, crecer y proyectarse.
Las cuentas por cobrar constituyen hoy en día un elemento clave para el desarrollo exitoso de los negocios, son dinero próximo a tener para la empresa y además el activo de mayor disponibilidad por lo que contar con una gestión eficiente y oportuna de tu cartera de clientes es crucial, la cobranza es una tarea fundamental para el desarrollo continuo del negocio, el cual involucra un proceso de tiempo y un “proceso de cobranza” por lo que determinar estrategias de cobranza preventiva y delegar esta tarea en un especialista, además de ser una inversión deducible, permitirá a tu empresa definir de manera muy clara todos y cada uno de los medios por los cuales se va a contactar a cada cliente, automatizar procesos de seguimiento, reducir la pérdida de cuentas, generar un retorno de la inversión entre muchos otros beneficios lo cual te dará información precisa y actualizada para una mejor toma de decisiones.